La hostess è la figura professionale che affianca gli organizzatori durante eventi, fiere, congressi o manifestazioni di vario tipo: commerciali, culturali, sportive, musicali.
La sua funzione principale è quella di accogliere e assistere i partecipanti, e fornire supporto organizzativo sia nelle fasi di di allestimento che durante lo svolgimento dell’evento.
Di norma, le attività delle hostess e degli steward vengono definite nel momento del briefing, la formazione iniziale tenuta dall’azienda, dall’agenzia o dall’ente responsabile dell’organizzazione per fornire allo staff tutte le informazioni necessarie per svolgere efficacemente la propria funzione.
Per quanto riguarda i compiti della hostess per eventi, essi comprendono:
- Prima dell’evento, collaborare all’allestimento degli stand e alla preparazione della sala o dei locali che ospitano la manifestazione
- Durante l’evento, accogliere e assistere i partecipanti al loro arrivo (ospiti, relatori, visitatori). La hostess li indirizza nel posto giusto, fornisce il programma, distribuisce materiale informativo e risponde alle domande in maniera chiara ed esaustiva. Se previsto, registra le anagrafiche dei partecipanti e fornisce badge di ingresso. La hostess deve rimanere a disposizione durante tutta la durata della manifestazione, pronta ad intervenire tempestivamente in caso di necessità o a segnalare al coordinatore eventuali problemi
- Al termine dell’evento, salutare i partecipanti e collaborare alle attività di chiusura – ad esempio, redigere attestati di partecipazione, somministrare questionari o altri strumenti rivelatori della Customer Satisfaction
Il mondo dell’hostessing non è limitato alla sola figura professionale della hostess congressuale.
Ad esempio, si può lavorare come hostess-promoter presso gli stand espositivi di un’azienda o di un’organizzazione (in fiere di settore, centri commerciali o all’interno di eventi di vario tipo). In questo caso, il ruolo è orientato al marketing e alla promozione di un’azienda, un prodotto o un servizio, e la hostess assume la funzione di una vera e propria Brand Ambassador.
Ancora, esiste la figura della hostess nei villaggi turistici: il suo ruolo consiste nell’aiutare gli animatori nelle varie attività del giorno, rimanendo a disposizione degli ospiti del villaggio per dare informazioni e fornire assistenza.